Переход на ЭДО в логистике
Переход на ЭДО в логистике.
Как подготовиться?
Руководство для клиентов и партнёров: что меняется в документообороте перевозок с 1 сентября 2026 года и как подготовиться заранее.
Обязательный переход на ЭДО — с 01.09.2026 г.Что изменится в перевозках и когда
Ниже — сжатая карта изменений: ключевые даты, какие документы становятся электронными, как устроен ЭДО в перевозке и экспедировании, какие роли у участников и с чего начать подготовку.
- Какие контрольные точки и сроки нужно знать
- Зачем нужны реестры экспедиторов и перевозчиков
- Что обязательно переходит в электронный вид с 01.09.2026 г.
- Из чего состоит ЭДО в экспедировании и в перевозке
- Какие роли участвуют в документообороте и кто за что отвечает
- С чего начать внедрение и какие есть варианты подключения
- Какие способы подписания документов существуют
- Типичные сложности и на что обратить внимание
Контрольные точки перехода
Изменения вводятся поэтапно — реестры участников рынка стартуют раньше, чем становится обязательным сам электронный документооборот.
Реестры экспедиторов и перевозчиков
Помимо самого перехода на ЭДО, вводится обязательная регистрация участников перевозки в государственных реестрах — работа с незарегистрированным контрагентом становится рискованной.
Реестр экспедиторов — с 01.03.2026 г.
- Включение требует подачи заявления на Госуслугах и подтверждения выполнения требований силовых ведомств к досмотру груза и ИТ-инфраструктуре
- Невыполнение требований — исключение из реестра
- С 01.05.2026 г. экспедиторы, не включённые в реестр, не смогут оказывать услуги транспортной экспедиции (ТЭО) — только агентские услуги
- Расходы на услуги экспедиторов, не включённых в реестр или исключённых из него, могут быть оспорены налоговыми органами
Реестр перевозчиков — с 01.03.2027 г.
- В реестре смогут находиться только перевозчики с водителями в штате и транспортными средствами во владении (собственность, лизинг, аренда)
- Одно и то же транспортное средство не может быть заявлено у нескольких перевозчиков одновременно
- Перевозчики не смогут привлекать «чужие» ресурсы по договорам аренды ТС с экипажем
- Соответствие ресурсов перевозчика требованиям будет проверяться при заполнении электронной транспортной накладной
Что становится обязательным с 01.09.2026 г.
Обязательными в электронном виде становятся не только транспортная накладная, но и целый ряд сопутствующих документов.
Базовые перевозочные документы
Экспедиторские документы
Дополнительно по видам транспорта и груза
Когда ЭТрН и ЭЗЗ всё ещё можно оформить на бумаге
Согласно проекту приказа Минтранса РФ, бумажный документ допустим в следующих случаях:
- Клиент — иностранное юридическое или физическое лицо
- Клиент — физическое лицо, и перевозка осуществляется для личных, семейных, домашних и т.п. нужд
- Перевозка воинских грузов
- Перевозка для государственных и оборонных нужд
- Перевозка по территории, где введён режим чрезвычайной ситуации (ЧС), военного положения (ВП) или контртеррористической операции (КТО)
- Каботажные перевозки
Перечень исключений закреплён в проекте нормативного акта и может уточняться — см. раздел 12 «Нормативная база».
Две базовые схемы взаимодействия
Электронный документооборот строится вокруг двух типов услуг — их состав документов и роли участников различаются.
Услуги перевозки
Прямая транспортировка: заказчику нужна доставка груза одним транспортным средством из точки А в точку Б. Для этого привлекается исполнитель — перевозчик.
Услуги экспедирования
Доставка груза от адреса до адреса в составе сборного груза: клиенту требуется организация транспортировки отправки со своей локации до конечного грузополучателя.
ЭПЭ, ЭЭР и ЭСР — из чего состоят
ЭПЭ — поручение экспедитору
Документ, через который клиент делает запрос на оказание услуги экспедитору.
- 2 обязательных титула: запрос клиента (ГО, экспедитор, описание груза, даты) и ответ экспедитора (согласие / отказ через универсальное сообщение)
- Не имеет версионности — не подлежит корректировке, только отзыву через титул отзыва
- Роли: Клиент и Экспедитор
ЭЭР — экспедиторская расписка
Документ, которым фиксируется факт принятия экспедитором груза для оказания услуги.
- Имеет 1 титул — титул экспедитора
- Отправляется клиенту и подписывается только со стороны экспедитора
ЭСР — складская расписка
Документ, которым фиксируется факт принятия груза на хранение на складе.
- Имеет 1 титул — титул экспедитора
- Отправляется клиенту и подписывается только со стороны экспедитора
ЭЗЗ и ЭТрН — из чего состоят
ЭЗЗ — электронный заказ-заявка
Документ, через который клиент делает запрос на оказание услуги перевозки.
- 2 обязательных титула: запрос грузоотправителя (ГО, перевозчик, описание груза, даты) и ответ перевозчика (согласие, стоимость или порядок расчёта, оговорки)
- Не имеет версионности — не подлежит корректировке
- Роли: Грузоотправитель и Перевозчик
ЭТрН — электронная транспортная накладная
Документ, подтверждающий оказание услуги перевозки для государственных органов, а также полномочия на владение грузом, перевозимым в машине, в случае остановки транспортного средства сотрудниками ГИБДД (предъявляется в виде QR-кода).
Титул 1 — ГО
Вся основная информация о перевозке: грузоотправитель, грузополучатель, перевозчик, места погрузки и выгрузки, описание ТС, водителя, груза
Титул 2 — перевозчик на погрузке
Фактические данные на погрузке, оговорки и замечания к Титулу 1, если они есть
Титул 3 — ГП
Информация грузополучателя по фактическим данным при выгрузке, включая акты несоответствия
Титул 4 — перевозчик на выгрузке
Фактические данные на выгрузке, оговорки и замечания к Титулу 3, если они есть
Титул замены опционально
Оформляется при необходимости замены ресурса (ТС, водителя) в пути следования — уже после выезда с места погрузки
Титул переадресации опционально
Формируется при необходимости замены адреса выгрузки либо грузополучателя в пути следования, либо при отказе / частичном приёме груза
Есть также 2 необязательных титула с данными по стоимости оказания услуги — по имеющейся информации, они могут стать обязательными (вопрос пока обсуждается на уровне нормативной базы).
Какие существуют роли в ЭТрН
Грузоотправитель
Заказчик услуги перевозки груза. Указывается экспедитор, если он привлекается к организации перевозки
Перевозчик
Фактический исполнитель по услуге перевозки груза
Грузополучатель
Фактический получатель груза
Заказчик
Указывается в ЭТрН, если перевозка осуществляется в рамках услуги экспедирования не участвует в обмене ЭТрН
Лицо, осуществляющее погрузку (ЛОП)
Осуществляет погрузку отправки, всегда формирует файл обмена информацией грузоотправителя
Владелец объекта инфраструктуры погрузки
Указывается обязательно, если ЛОП не равен ГО; определяет место, где осуществляется погрузка не участвует в обмене документов
Иной получатель
Иное лицо, которое может быть указано в качестве получателя файлов обмена ЭТрН не участвует в обмене документов
Ролевая модель ЭПД — базовые правила
- Грузоотправителем является тот, кто заключает договор перевозки и платит за неё
- Заказчик не может быть лицом, осуществляющим погрузку (ЛОП), если есть экспедитор, который принял груз
- Водитель не может действовать (подписывать ЭТрН) от имени двух сторон перевозки одновременно
- ЭТрН оформляется на каждое плечо доставки и на каждого грузополучателя отдельно
- В ролевой модели ЭПД нет роли «Покупатель (груза)»
Как это выглядит на практике
Перевозка сборного груза до адреса
- Экспедирование не начинается до подписания ЭПЭ с обеих сторон
- Бумажные приёмная накладная и накладная на выдачу сохраняются в дополнение к электронным документам, а не вместо них
- При выдаче груза грузополучателю по-прежнему оформляется накладная на выдачу на бумаге; сохраняется возможность подписания простой электронной подписью (ПЭП)
Пошагово: документы на каждом этапе
Грузоотправитель подаёт потребность на организацию перевозки — экспедитор получает черновик ЭПЭ
Экспедитор подтверждает оказание услуги — ЭПЭ (файл клиента и файл экспедитора) подписывается с двух сторон
Экспедитор формирует потребность на перевозку, перевозчик подтверждает оказание услуги — ЭЗЗ, Титул 1 и Титул 2
Подача ТС на адрес, осмотр груза — передача груза во владение экспедитору, оформляется экспедиторская расписка (ЭЭР); дополнительно выдаётся бумажная приёмная накладная (ПН)
Осмотр груза и сверка данных — подтверждение приёма груза во владение
Загрузка груза в ТС — передача груза перевозчику, формируется ЭТрН Титул 1 (ГО) и Титул 2 (перевозчик на погрузке)
Перемещение груза до терминала экспедитора — подтверждение фактических данных; при необходимости — опциональные титулы ЭТрН (замена ресурса, переадресация)
Подача ТС на адрес, выгрузка груза — передача груза грузополучателю, формируется ЭТрН Титул 3 (ГП) и Титул 4 (перевозчик на выгрузке); дополнительно оформляется бумажная накладная на выдачу, сохраняется возможность подписания ПЭП
Перевозка выделенным транспортом
- Грузоотправитель (ГО) = заказчик перевозки; Титул 1 ЭТрН формирует ЛОП, если ГО не присутствует на адресе погрузки
- ЛОП не может являться заказчиком экспедирования
- Водитель подписывает ЭТрН простой электронной подписью на адресе; другой сотрудник перевозчика удостоверяет подпись водителя усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП)
Пошагово: документы на каждом этапе
Грузоотправитель формирует потребность на перевозку, перевозчик подтверждает оказание услуги — ЭЗЗ, Титул 1 и Титул 2
Подача ТС на адрес, загрузка груза в ТС — передача груза перевозчику, формируется ЭТрН Титул 1 (ГО) и Титул 2 (перевозчик)
Перемещение груза конечному получателю — подтверждение фактических данных
При необходимости в пути: замена ресурса (ТС/водителя) — титул замены; изменение маршрута или получателя — титул переадресации
Подача ТС на адрес, выгрузка груза — передача груза грузополучателю, формируется ЭТрН Титул 3 (ГП) и Титул 4 (перевозчик на выгрузке), подтверждение передачи груза
Почему посредник не может «спрятаться» в роли грузоотправителя
Если в цепочке участвуют два экспедитора подряд (например, субподряд между экспедиторскими компаниями), важно верно расставить роли в документах — иначе ЭДО не сойдётся.
принимает груз
ЭТрН, Титул 1 — ключевые поля
| Реквизит | Значение |
|---|---|
| Грузоотправитель | «Экспедитор 2» |
| Является экспедитором | Да |
| Заказчик услуг по перевозке | «Экспедитор 1» |
| Перевозчик | «Перевозчик» |
ЭЭР, Титул 1 — ключевые поля
| Реквизит | Значение |
|---|---|
| Заказчик | «Экспедитор 1» |
| Грузоотправитель | ГО из ЭПЭ |
Логика простая: в ЭТрН грузоотправителем указывается та сторона, которая фактически физически передаёт груз перевозчику и принимает на себя роль экспедитора по этой перевозке — то есть тот, кто реально принял груз, а не тот, кто первым получил заказ от клиента.
Полная цепочка документов при подряде двух экспедиторов
Далее, после погрузки, ЭТрН заполняется по стандартной схеме перевозки (Титулы 3 и 4 — на выгрузке).
С чего начать работу с электронными документами
Проанализируйте договоры и логистические схемы, определите свою роль в них и роли партнёров
Выберите ответственных за подписание ЭДО, оформите им УКЭП/УНЭП и машиночитаемую доверенность (МЧД)
Выберите оператора ЭДО и подключите у него сервис обмена, совместимый с ГИС ЭПД
Узнайте свой идентификатор (УИД) в личном кабинете оператора ЭДО и направьте его партнёрам
Подключите своих клиентов и партнёров в личном кабинете оператора ЭДО и настройте роуминг
Протестируйте электронный документооборот с ключевыми контрагентами перед 01.09.2026 г.
Варианты внедрения ЭДО в логистике
Быстрый запуск
Работа напрямую в личном кабинете оператора ЭДО, без интеграций
Интеграция с 1С
Обмен документами через готовый модуль/расширение для 1С
Интеграция по API
Прямое подключение своей учётной системы к API оператора ЭДО
Проектное внедрение
Индивидуальная настройка процессов под сложную логистическую схему
Любые способы подписания документов
УКЭП на токене
На ПК — напрямую через USB-токен. На смартфоне — через USB-адаптер или NFC
Подписание через смартфон (МЭП)
С помощью выпуска или копирования имеющейся УКЭП на мобильное устройство
Отложенное подписание
Сотрудник отправляет запрос на подписание другому сотруднику, тот подтверждает документ своей подписью
Автоподписание
Запрос на подписание срабатывает автоматически по заданным правилам
Дистанционное подписание
Подпись подключена к удалённому ПК, на котором выполнена авторизация под пользователя
Подписание через «Госключ»
Для физических и юридических лиц. Оформляется бесплатно через «Госуслуги»
Настройка ЭДО и роуминг
- Для работы с ЭПД (электронными перевозочными документами) и ЭЭД (электронными экспедиторскими документами) у всех участников перевозки должно быть подключение к оператору ЭДО
- Существует перечень операторов, аккредитованных для подключения к государственной информационной системе электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) Минтранса России — актуальный статус оператора стоит уточнять у него напрямую
- Если участники перевозки работают с разными операторами ЭДО, между ними должен быть настроен роуминг. Чтобы настроить роуминг, инициатор должен узнать идентификационный номер (ID) личного кабинета партнёра у его оператора ЭДО
Последствия внедрения ЭПД
Что улучшится
- Экономия затрат на бумагу, чернила и логистику документов
- Меньше ошибок и споров при подтверждении затрат
- Оптимизация хранения, исключение риска утери и затрат на архивные площади
- Сокращение часов сотрудников на выверку документов и передачу в архив
- Рост скорости обмена и обработки документов
- Упрощение взаимодействия с контролирующими органами за счёт прозрачности документооборота
Что потребует внимания
- Дополнительные затраты на ПО, тарификацию титулов, электронные подписи и машиночитаемые доверенности
- Усиленный контроль за порядком в процессах и корректностью данных
- Необходимость организации электронного хранения и доступа к данным
- Обучение и вовлечение персонала в цифровую трансформацию
- Необходимость вовлечения всех участников цепочки в процесс работы с электронными документами
- Усиленный контроль со стороны регулятора за движением груза и сквозным процессом (ЭЭД, ЭПД, первичные документы)
Типичные сложности внедрения
С чем чаще всего сталкиваются компании
- Сжатые сроки реализации
- Планирование полного цикла операций с электронными документами
- Необходимость оптимизации и выпрямления внутренних процессов
- Высокий порог вхождения для персонала
- Низкая заинтересованность грузополучателей в переходе на ЭДО
- Ограничение доступа к интернету и мобильной связи в пути
- Отсутствие версионности в форматах документов — ошибку нельзя скорректировать, только перевыпустить документ
- Большое количество титулов ЭТрН при мультиотправках с одной погрузки
- Фиксация стоимости в ЭЗЗ и порядок её изменения
Что помогает избежать проблем
- Начать подготовку заранее, не откладывая на август 2026 года
- Отслеживать изменения нормативной базы — сроки принятия актов часто сдвигаются
- Заложить бюджет на ПО, тарификацию титулов и электронные подписи
- Заранее обучить сотрудников и назначить ответственных за подписание
- Согласовать готовность к ЭДО с ключевыми контрагентами, особенно с грузополучателями
- Обеспечить водителям и сотрудникам на маршруте мобильный доступ к подписанию документов
- Выстроить внутренние процессы, устойчивые к отсутствию версионности документов
- Заранее согласовать с контрагентами перечень «свободных полей» (тэгов) для нетиповых услуг в ЭЗЗ
Нормативная база
Часть подзаконных актов ещё находится в статусе проектов — рекомендуем периодически сверяться с актуальной редакцией.
1. Документы для работы с экспедиторами
| Вопрос регулирования | Статус | Документ |
|---|---|---|
| Ведение реестра заявлений экспедиторов, форма и формат | Утверждено | Постановление Правительства от 20.02.2026 № 173 |
| Правила обмена электронными экспедиторскими документами | Утверждено | Постановление Правительства от 28.04.2026 № 469 |
| Определение случаев, когда экспедиторские документы оформляются на бумаге | Проект | ID проекта 162118, срок принятия — 27 мая 2026 г. |
| Утверждение форматов экспедиторских документов | Проект (есть xsd-схемы) | Срок принятия — 27 мая 2026 г. |
2. Автомобильные перевозки
| Вопрос регулирования | Статус | Документ |
|---|---|---|
| Определение случаев, когда транспортная накладная, заказ и заявка могут оформляться на бумаге | Проект | ID проекта 166281, срок принятия — 29 мая 2026 г. |
| Правила перевозки автомобильным транспортом и форма транспортной накладной, заказа и заявки | Утверждены | Постановление Правительства от 21.12.2020 № 2200 |
| Правила обмена электронной транспортной накладной, заказа и заявки | Утверждены | Постановление Правительства от 21.05.2022 № 931; ID проекта 162908 — есть проект изменений |
| Формат транспортной накладной | Утверждён | Приказ ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@ |
| Формат заказа и заявки | Утверждён + проект изменений | Приказ ФНС от 13.02.2023 № ЕД-7-26/108@; проект изменений от 15.04.2026 |
3. Воздушный транспорт
| Вопрос регулирования | Статус | Документ |
|---|---|---|
| Правила обмена грузовыми накладными | Утверждено | Постановление Правительства от 21.04.2026 № 446 |
| Оформление грузовой накладной на бумаге | Утверждено | Приказ Минтранса от 18.03.2026 № 102 |
| Формат грузовой накладной | Проект | ID проекта 166408, срок принятия — 28 мая 2026 г. |
4. Ж/Д транспорт
| Вопрос регулирования | Статус | Документ |
|---|---|---|
| Правила обмена Ж/Д накладными | Утверждено | Постановление Правительства от 28.04.2026 № 470 |
| Оформление Ж/Д накладной на бумаге | Утверждён | Приказ Минтранса от 21.11.2025 № 407 |
| Формат Ж/Д накладной | Проект | ID проекта 166555, срок принятия — 28 мая 2026 г. |
Вопросы, которые стоит заранее уточнить у оператора ЭДО
Ответы на эти вопросы зависят от конкретного оператора ЭДО и вашей логистической схемы — уточняйте их на этапе подключения.
Как подписать документ без интернета?
Что делать, если участник перевозки — физическое лицо?
Можно ли отозвать уже отправленный ЭТрН?
Что делать, если грузополучатель не подписал ЭТрН?
Как отправить ЭТрН партнёру, если он подключён к другому оператору?
Какие сроки отведены на подписание ЭТрН?
Итоговый чек-лист подготовки
Соберите эти пункты в план подготовки — тогда переход 01.09.2026 г. пройдёт без остановки перевозок.
- Проверили, что все ваши перевозчики и экспедиторы включены (или планируют быть включены) в соответствующие реестры
- Проанализировали договоры и логистические схемы, определили свою роль и роли партнёров в ролевой модели ЭДО
- Назначили ответственных за подписание документов, оформили УКЭП/УНЭП и МЧД
- Выбрали оператора ЭДО с подключением к ГИС ЭПД (обычный ЭДО для этого не подходит)
- Обменялись идентификаторами с ключевыми партнёрами и настроили роуминг при разных операторах
- Согласовали с контрагентами нетиповые условия (свободные поля в ЭЗЗ, порядок изменений)
- Протестировали документооборот на реальных отправках до конца августа 2026 года
- Обучили сотрудников и водителей работе с электронными документами и подписанием на маршруте